IT-Services für 150.000 Mitarbeiter über die SavvySuite verwaltet

Zweiter Meilenstein erreicht: über 150.000 AD-Accounts, Mailboxen, Homeshares und Zertifikate werden nun über die SavvySuite verwaltet.

Ziel des Projektes ist die Ablösung von Eigenentwicklungen für die Bereitstellung von Mitarbeiter- Workplace-Services durch das Standardprodukt theSavvySuite. Die abgedeckten Bereiche sind der Servicekatalog mit Self-Service, die Workflow-Orchestrierung und die Provisionierung der Backend-Systeme. Mit der Produktivnahme der Mitarbeiter-Services für über 150.000 Anwender ist ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zur vollständigen Ablösung der Eigenentwicklungen erreicht.

Vollständige Automatisierung der Mitarbeiter Prozesse

Bei 150.000 Anwendern werden durch die natürliche Fluktuation täglich ca. 50 neue Mitarbeiter eingestellt und genauso viele verlassen auch das Unternehmen. Bei internen Umstrukturierungen werden auch gerne mal einige tausend Mitarbeiter neuen Organisationseinheiten zugeordnet. Diese Änderung haben eine direkte Auswirkung auf die dem Anwender zugeordneten IT-Services. Es muss ein Account und eine Mailbox angelegt werden, der Zugriff auf die Mailbox muss zunächst deaktiviert werden, bevor sie nach 4 Wochen endgültig gelöscht wird; die Kosten für das Home-Laufwerk müssen einer anderen Kostenstelle berechnet werden oder Berechtigungen auf eine Gruppen-Mailbox müssen entzogen werden. Bei 150.000 Anwendern werden ca. 200.000 Einzeltransaktionen bei den Mitarbeiter-Services pro Monat vollautomatisch durchgeführt.

Bei der Ablösung der 10 Jahre alten Eigenentwicklung durch die SavvySuite wurden alle Abläufe analysiert und zum größten Teil neugestaltet. Dabei stand neben der Transaktionssicherheit die Durchlaufzeiten und Wartbarkeit der Konfiguration im Vordergrund.

Self-Service für die Verwaltung von Gruppenmailboxen

Bei den in der zweiten Phase implementierten User-Services lag der Fokus auf der vollständigen Automatisierung der Mitarbeiter korrelierten Prozesse. Die Self-Service Funktionalität wird lediglich bei der Verwaltung von Gruppen-Mailboxen und deren Berechtigungen eingesetzt.

In der nächsten Iteration sollen Applikationen mit Berechtigungen im Self-Service verwaltet werden. Danach folgt das Ausrollen von Endgeräte – und Mobile Device Management von der aktuellen Pilotgruppe aus der ersten Phase von 25.000 Anwendern auf den Gesamtkonzern. Bei diesen Services spielt der Self-Service bereits eine große Rolle.

Hohe Anforderungen im Enterpriseumfeld

Die Einführung einer neuen Standardsoftware im Enterpriseumfeld stellt immer eine große Herausforderung dar. Die technischen Anforderungen aus den Bereichen Security, Accessabilitiy, Performance, Skalierbarkeit, Auditierbarkeit und Mehrsprachigkeit werden bereits bei der Produktauswahl vom Hersteller abgefragt. Die üblichen „Golden Wasserhähne“ konnten in diesem Projekt durch konsequentes Kommittent des Managements, der Einbindung aller Stakeholder, der Einziehung von Enterprise IT-Architekten und der starken Stellung der IT Organisation verhindert werden. Trotz etlicher versteckter Funktionen in den Eigenentwicklungen konnte das gemeinsame Projekt von Kunden-IT und syscovery ohne große Verzögerungen umgesetzt werden.