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Self-Service als Unterstützung für agile Unternehmensführung

Oft liest man Sätze wie „Agiles Arbeiten ist der Trend im New Work Environment.“ Klasse Formulierung oder? Leider sagen solche Worthülsen oder Buzzwords rein gar nichts aus, sondern führen nur dazu, dass sich viele Menschen mit einer Kompetenzvermutung zufriedengeben. Veränderung benötigt immer Offenheit, Mut, nachhaltige Hingabe und fokussiertes Arbeiten. Wer diese Punkte beherzigt erfüllt schon, auch wenn unbewusst, schon die wichtigsten Eckpfeiler agilen Arbeitens.

Ebenso ist Ihnen bewusst wie wichtig es für den Erfolg des Unternehmens ist, an einem Strang zu ziehen und sich auf dem Gegenüber verlassen zu können. Was wirklich fehlt ist doch eine echte Lösung und nicht nur der beratende Fingerzeig auf die zu erledigenden Punkte. Jetzt gilt es das bereits vorhandene Wissen auch in der Praxis endlich umzusetzen. Zu dieser Lösung gehört aber auch, dass nicht nur Worthülsen angeboten werden, damit jeder Mitarbeiter eigenverantwortlich handeln kann, sondern ihm dabei hilft, ein Bewusstsein für die neue Eigenverantwortung wachsen zu lassen. Nur so lassen sich auf lange Sicht die Eckpunkte Digitalisierung; Agilität, Flexibilität und Individualität aus dem New Work abbilden.

Abgeleitet von den Regeln des agilen Arbeitens, ist der Fokus zurück auf den Mitarbeiter der erste Schritt, denn dieser bekommt wieder mehr Eigenverantwortung, welche er auch dringend benötigt, denn im Normalfall möchte dieser seine Arbeit gut erledigen und das möglichst ohne große Hindernisse und Rückfragen. Klarer Gewinn für alle Menschen innerhalb einer agilen Organisation sind die Teamarbeit und die dadurch gestiegenen sozialen positiven Effekte, welche sich nicht nur durch eine verbesserte Zusammenarbeit bemerkbar machen.

Jeder Mitarbeiter muss das, was er zum Arbeiten braucht – selbstverantwortlich – schnell und unkompliziert, ähnlich wie eine Bestellung im Internet, intern anfordern können. Keine Rennereien zu Verantwortlichen, die oftmals mehr als Verhinderer denn als Unterstützer gesehen werden – endlich den Fokus zurück auf das was eigentlich getan werden muss. Ein gutes Self-Service-Portal welches das Augenmerk auf den normalen Anwender hat und nicht nur von Spezialisten zu bedienen ist, ist hier ein erster und sehr effektiver Schritt, dem Mitarbeiter wieder die Verantwortung über seine Arbeit zurück zu geben.

Die Vorteile für die Führungskräfte liegen auf der Hand, zufriedenere, gesündere Mitarbeiter und immer einen guten Überblick über die Werte des Unternehmens. Alle fühlen sich und Ihre Mitarbeiter ernst und wahrgenommen, arbeiten stressfreier und können sich auf die Aufgaben, die vor ihnen liegen fokussieren. Mit dem Ergebnis, jedes Unternehmen spart über kurz oder lang sogar viele unnötige Kosten ein und trägt so vermehrt zu eigenen Erfolg durch guten Service nachhaltig bei.

Zuerst erschienen im IHK Report Rheinhessen als PULS- Artikel zum Thema Digitalisierung in Unternehmen 

 

IT-Services für 150.000 Mitarbeiter über die SavvySuite verwaltet

Zweiter Meilenstein erreicht: über 150.000 AD-Accounts, Mailboxen, Homeshares und Zertifikate werden nun über die SavvySuite verwaltet.

Ziel des Projektes ist die Ablösung von Eigenentwicklungen für die Bereitstellung von Mitarbeiter- Workplace-Services durch das Standardprodukt theSavvySuite. Die abgedeckten Bereiche sind der Servicekatalog mit Self-Service, die Workflow-Orchestrierung und die Provisionierung der Backend-Systeme. Mit der Produktivnahme der Mitarbeiter-Services für über 150.000 Anwender ist ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zur vollständigen Ablösung der Eigenentwicklungen erreicht.

Vollständige Automatisierung der Mitarbeiter Prozesse

Bei 150.000 Anwendern werden durch die natürliche Fluktuation täglich ca. 50 neue Mitarbeiter eingestellt und genauso viele verlassen auch das Unternehmen. Bei internen Umstrukturierungen werden auch gerne mal einige tausend Mitarbeiter neuen Organisationseinheiten zugeordnet. Diese Änderung haben eine direkte Auswirkung auf die dem Anwender zugeordneten IT-Services. Es muss ein Account und eine Mailbox angelegt werden, der Zugriff auf die Mailbox muss zunächst deaktiviert werden, bevor sie nach 4 Wochen endgültig gelöscht wird; die Kosten für das Home-Laufwerk müssen einer anderen Kostenstelle berechnet werden oder Berechtigungen auf eine Gruppen-Mailbox müssen entzogen werden. Bei 150.000 Anwendern werden ca. 200.000 Einzeltransaktionen bei den Mitarbeiter-Services pro Monat vollautomatisch durchgeführt.

Bei der Ablösung der 10 Jahre alten Eigenentwicklung durch die SavvySuite wurden alle Abläufe analysiert und zum größten Teil neugestaltet. Dabei stand neben der Transaktionssicherheit die Durchlaufzeiten und Wartbarkeit der Konfiguration im Vordergrund.

Self-Service für die Verwaltung von Gruppenmailboxen

Bei den in der zweiten Phase implementierten User-Services lag der Fokus auf der vollständigen Automatisierung der Mitarbeiter korrelierten Prozesse. Die Self-Service Funktionalität wird lediglich bei der Verwaltung von Gruppen-Mailboxen und deren Berechtigungen eingesetzt.

In der nächsten Iteration sollen Applikationen mit Berechtigungen im Self-Service verwaltet werden. Danach folgt das Ausrollen von Endgeräte – und Mobile Device Management von der aktuellen Pilotgruppe aus der ersten Phase von 25.000 Anwendern auf den Gesamtkonzern. Bei diesen Services spielt der Self-Service bereits eine große Rolle.

Hohe Anforderungen im Enterpriseumfeld

Die Einführung einer neuen Standardsoftware im Enterpriseumfeld stellt immer eine große Herausforderung dar. Die technischen Anforderungen aus den Bereichen Security, Accessabilitiy, Performance, Skalierbarkeit, Auditierbarkeit und Mehrsprachigkeit werden bereits bei der Produktauswahl vom Hersteller abgefragt. Die üblichen „Golden Wasserhähne“ konnten in diesem Projekt durch konsequentes Kommittent des Managements, der Einbindung aller Stakeholder, der Einziehung von Enterprise IT-Architekten und der starken Stellung der IT Organisation verhindert werden. Trotz etlicher versteckter Funktionen in den Eigenentwicklungen konnte das gemeinsame Projekt von Kunden-IT und syscovery ohne große Verzögerungen umgesetzt werden.