Was ist Identity Management?

Wem nutzt ein Identity Management?

Nachhaltig

Sorgen Sie für gute Identity Daten

Identity Management ist schon immer ein zentraler Bestandteil unserer SavvySuite DNA. Nur wenn ich die Identitäten in meinem Unternehmen zuverlässig kenne, kann ich einen intelligenten Servicekatalog anbieten, der den Kontext der Mitarbeiter berücksichtigt.

Häufig ist es für die IT im Unternehmen schwierig hinsichtlich Qualität und Quantität der Identitäten wirklich auf dem aktuellen Stand zu sein. Nachhaltige Prozesse rund um die Pflege der Identitäten, insbesondere auch aus Sicht der IT, sind daher essentiell und steigern nicht nur die Sicherheit.

Die Situation, mehr Identitäten mit Zugriff auf Services im eigenen Unternehmen zu haben als tatsächlich noch für das Unternehmen tätig sind, ist ein mehr als ein ernsthaftes Problem, nicht nur aus Sicht der Security.

Die Mitarbeiter in der IT bekannt machen und den ‘Lifecycle’ abbilden

Mitarbeiter und Organisationsdaten sind der Dreh- und Angelpunkt, wenn es um die Steuerung von Prozessen und Regelwerken in Unternehmen geht. Allgemein betrachtet sind Mitarbeiter im Kontext von Regelwerken und der Organisation die Basis für eine erfolgreichen Governance.

Den Ursprung haben die meisten dieser Daten in Personal- (HCM/HR) oder kaufmännischen Systemen (ERP), die die vertraglichen Sichten aus Unternehmensperspektive abbilden.

Für Ihre IT spielen Daten rund um die Mitarbeiter eine zentralere Rolle.

Sie sind die Basis um personalisierte Services bereitzustellen
Sie sind Voraussetzung um Prozesse rund um die Anforderung, Leistungserbringung und Störungsbearbeitung effizient abzubilden,
Sie ermöglichen über Zuordnungen in die Organisation eine interne Leistungsverrechnung von Services aufzusetzen
Anhand dieser Daten werden Berechtigungen erteilt und beim Verlassen des Unternehmens wieder zu entziehen.

Die Mitarbeiter in der IT bekannt machen und den „Lifecycle“ für die IT abzubilden sowie aus den Veränderungen an den Mitarbeiterdaten die richtigen Schlüsse für die IT zu ziehen, ist daher die zentrale Aufgabe eines Identity Management Systems.

Usecase: Onboarding eines Mitarbeiters

Zeitsparendes Onboarding

Die Identitäten im Unternehmen

Interne Mitarbeiter

Die internen Mitarbeiter, sei es ein Azubi, eine Teilzeitkraft, die neue Geschäftsführerin oder der Vater in Elternzeit. Jeder dieser Mitarbeiter nimmt eine Aufgabe war, verändert sich über die Dauer seiner Unternehmenszugehörigkeit und entwickelt sich. Neben den jeweiligen Mitarbeitern, durchläuft auch das Unternehmen organisatorische Veränderung. Es wächst, schrumpft, legt Bereiche zusammen oder gliedert diese aus. All das hat einen Einfluss auf die IT des Unternehmens.

Interne Mitarbeiter entstehen nicht in der IT, sie kommen aus HCM/HR Systeme, die dann auch für die meisten Eigenschaften eines internen Mitarbeiters führend sind.
Es wird jedoch nicht alles, dass für interne Mitarbeiter aus Sicht der IT oder der Leistungsverrechnung relevant ist auch in den HCM/HR Systemen abgebildet.
Die IT denkt in Prozessen, die HCR/HR Welt manchmal auch, aber oftmals anders. Wichtig ist es die HR/HCM Prozesse auf die IT zu mappen. Nicht nur Informationen, sondern auch Prozesse.
Es gilt abzuleiten, welche Änderungen in HCM/HR Sichten von internen Mitarbeitern für die IT und die Services die er nutzt relevant sind.
Aus den Änderungen an Mitarbeiterdaten müssen die richtigen Schlüsse für die IT Services, die genutzt werden.
Manche Daten von internen Mitarbeitern ändern sich nur in der IT-Sicht und müssen dort verwaltet und innerhalb der IT Landschaft zentral bereitgestellt und koordiniert werden.

Externe Mitarbeiter

Der externe Mitarbeiter, sei es von einem Dienstleister, Kunden oder einem externen Lieferanten arbeitet im Unternehmen mit, nutzt Ressourcen, nimmt Aufgaben war und ist oftmals nur unzureichend innerhalb der IT Prozesse abgebildet. Gerade externe Mitarbeiter stellen unter den Aspekten Governance und Sicherheit besondere Herausforderungen dar, da die Beschäftigungszeiträume und Fluktuationen häufig größer sind, diese Änderungen die IT aber seltener mitbekommt.

Wo externe Mitarbeiter erstmals im Unternehmen auftauchen, ist oftmals unklar. In der Regel werden sie nicht in HR Systemen verwaltet. Teilweise sind sie im Vertragsmanagement vorhanden, meist aber nur abstrakt.
Die IT muss externe Mitarbeiter trotzdem kennen, da sie für diese auch Prozesse zur Nutzung von internen IT Services abbilden muss.
Aus Sicht eines Lizenzmanagers oder der Security gibt es oftmals mehr Mitarbeiter, als tatsächlich für das Unternehmen arbeiten
Externe Mitarbeiter haben heute oftmals noch einen AD Account um die Services im Unternehmen zu nutzen und bekommen manchmal eine externe Emailadresse. Auch dies gilt es zu verwalten.
In manchen Umgebungen gibt es einen Teil der externen Mitarbeiter nur noch als Gast Account. Externe Mitarbeiter arbeitet in der Unternehmensumgebung mit dem Account ihrer Firma, sind aber als Gast berechtigt. (O365 Guest Account Management mit SavvySuite).
Externe Mitarbeiter müssen von internen Mitarbeitern oftmals klar abgegrenzt werden, Themen die den Eindruck einer Arbeitnehmerüberlassung vermitteln, gilt es aktiv zu vermeiden.

Herausforderungen

Häufig ist es für die IT im Unternehmen schwierig hinsichtlich Qualität und Quantität der Identitäten wirklich auf dem aktuellen Stand zu sein.
Die Situation, mehr Identitäten mit Zugriff auf Services im Unternehmen zu haben als tatsächlich noch für ein Unternehmen tätig sind, ist ein mehr als ein ernsthaftes Problem, nicht nur aus Sicht der Security.