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Release 1.10.7 – Berechtigungen einfach bestellt

das neue SavvySuite Release 1.10.7 ist fertig. Über zwei große Themenbereiche und viele kleine Änderungen können wir ihnen berichten.

Berechtigungen jetzt auch bestellbar

Im Modul Entitlement Management geht es darum, Berechtigungen für einen Anwender zu verwalten. Bisher ging das zum Beispiel folgendermaßen: Ein Projektleiter verwaltet die Zugriffsrechte auf das Projektlaufwerk und gibt den Projektmitarbeitern Lese- oder Schreibrechte.

Jetzt haben wir auch für das Entitlement Management zusätzlich möglich gemacht, wie bei einer gewöhnlichen Artikelbestellung vorzugehen. Eine neue Projektmitarbeiterin sucht also im Katalog nach dem Projektlaufwerk und fordert die Schreibrechte an. Dadurch startet wie gewohnt ein Bestellprozess mit Genehmigung. Die Projektmitarbeiterin kann die Auftragsposition nachverfolgen und sieht die Berechtigung zusammen mit allen anderen Beständen in ihrer Ausrüstungsliste.

Alternativ kann auch ein Key User diese Aktion starten. Das Abteilungssekretariat bestellt also für den neuen Mitarbeiter, der nächste Woche anfängt, schon mal die erforderlichen SAP-Berechtigungen.

Sie möchten diese neue Funktionalität noch nicht nutzen, sondern wie bisher nur die Data Owner Berechtigungen vergeben lassen? Kein Problem, die Funktion kann über eine Anwendungseinstellung komplett ein- oder ausgeschaltet werden.

Dezentrales Portfolio-Management

Ein bereits mehrfach geäußerter Kundenwunsch wurde nun umgesetzt: Falls vom zentralen Katalogadministrator erlaubt, kann nun von einer oder mehreren Personen je Gesellschaft gesteuert werden, ob ein Artikel für diese Gesellschaft bestellbar sein soll oder nicht. Hierzu wird einer Person die Rolle Portfolio Manager für die betreffende Gesellschaft zugewiesen. In der Dezentralen Katalogadministration erhält diese Person nun eine Liste aller Artikel, für die eine entsprechende Konfigurationsmöglichkeit eingerichtet wurde. Durch einfaches Aktivieren oder Deaktivieren eines Kontrollkästchens wird der Artikel für diese Gesellschaft als bestellbar oder nicht bestellbar gekennzeichnet.

Für Inhaber der Rolle Portfolio Manager ist eine neue, zusätzliche Lizenz erforderlich. Bestellen Sie beim Anfordern der Lizenzdatei für das neue Release einfach die gewünschte Menge dieser Lizenzen mit.

Neues aus der Administrationsanwendung:

  • Relationen zu Auftragspositionen und Ausrüstung
    Bei Verknüpfungen zu Auftragspositionen und Ausrüstung wird nun zusätzlich die Artikelnummer und der Artikelname angezeigt, um die gesuchten Elemente einfacher und schneller identifizieren zu können.
  • Bundle-Bestandteile
    Am Bundlekopf wird definiert, welche Bundle-Bestandteile er enthält. Jetzt kann auch anders herum gesucht werden. An einem Artikel, der in einem Bundle enthalten ist, wird nun eine zusätzliche Registerkarte angezeigt, auf der das oder die Bundles aufgelistet werden und wie gewohnt per Doppelklick aufgerufen werden können.
  • Positionen und Rollen
    Für eine Rolle wird festgelegt, welche Kombination aus Hierarchieebene und Position diese Rolle erhalten soll. Jetzt kann auch anders herum gesucht werden. An einer Position wird angezeigt, für welche Hierarchieebene diese Position welche Rolle hat. Auch an den Stellen, an denen einer Person eine Position oder einer Organisationseinheit ein Positionsinhaber zugewiesen wird, kann nun die Übersicht aufgerufen werden.
  • ID von Aufgabenvorlagen
    Bisher wurden die IDs von Aufgabenvorlagen automatisch vergeben und waren deshalb recht kryptisch und sehr lang. Jetzt kann der Konfigurator die ID selbst vergeben und eine sprechendere, wiedererkennbare ID wählen, die an anderen Stellen die Konfiguration vereinfacht.
  • Beschreibungstext von Aufgaben
    An einer Aufgabenvorlage konnte bisher nur ein einzeiliger Beschreibungstext eingegeben werden. Das war bei umfangreicheren Texten mühsam und unübersichtlich. Nun steht ein großes, mehrzeiliges Textfeld zur Verfügung.
  • Workflowauswahl an Aufgabenvorlagen
    Zur Zuweisung von Workflows zu Aufgabenvorlagen wurden bisher alle im System vorhandenen aktiven Workflows angezeigt, auch wenn sie nicht für Aufgaben verwendbar waren. Ab sofort werden nur noch Workflows angezeigt, die sinnvoll sind.

Neues aus der Dezentralen Katalogadministration:

  • Katalogkategorien pflegen
    Bisher konnten nur in der Administrationsanwendung Strukturelemente angelegt werden, die als Kategorie im Servicekatalog verwendet werden sollen. Das ist nun auch in der Dezentralen Katalogadministration möglich. Kategorien können erstellt, geändert und gelöscht werden. Die bereits vorhandene Lizenz für Servicekatalog-Manager erhält nun zusätzlich die Rechte auf diese neue Funktionalität.
  • Katalogkategorien übersetzen
    Es ist nun auch in der Dezentralen Katalogadministration möglich, die mehrsprachigen Namensfelder für die Strukturelemente zu pflegen, die als Kategorien des Servicekatalogs verwendet werden. Die bereits vorhandene Lizenz für Servicekatalog-Übersetzer erhält nun zusätzlich die Rechte auf diese neue Funktionalität.
  • Artikelsuche übersichtlicher
    In der Ergebnisliste der Artikelsuche gibt es jetzt für jeden Artikel ein Kontextmenü, in dem die möglichen Aktionen aufgelistet sind und direkt aufgerufen werden. Die Liste wird dadurch übersichtlicher, das Kontextmenü ist einfacher bedienbar, da nur die verfügbaren Aktionen angezeigt werden.
  • Artikelzuordnung an Kategorien
    Bislang war es nur in der Administrationsanwendung möglich, einem Strukturelement, das als Kategorie im Servicekatalog verwendet wird, Artikel zuzuordnen. In der Dezentralen Katalogadministration war es bisher erforderlich, den Artikel zu finden und dann die Kategorie zuzuordnen. Ab jetzt kann zusätzlich zu den Bestellvorschlägen auch die Artikelzuordnung direkt am Strukturelement erfolgen.
  • Sortierung vereinfacht
    Katalogpfleger können in der Dezentralen Katalogadministration die Anzeigereihenfolge von Artikeln und Bestellvorschlägen innerhalb einer Katalogkategorie vorgeben. Diese Sortierung wird nun übersichtlicher dargestellt, eine Verschiebung um mehrere Positionen kann nun einfacher erfolgen.

Erweiterung der Web-API

Mit der Web-API können nur Daten aus der SavvySuite exportiert werden? Nein, es ist nun möglich, über die Web-API auch Daten zu importieren. Soll beispielsweise für das Fulfillment ein Drittsystem angebunden werden, so kann eine Auftragsposition exportiert werden und bleibt in einem Wartestatus, bis eine Rückmeldung über die Web-API eintrifft und die Auftragsposition aktualisiert. Statt projektspezifischer Konfigurationen kann hier zukünftig die Standard-konforme API eingesetzt werden.

Den Umfang der Export-Funktionalitäten haben wir, wie schon in den vorhergehenden Releases angekündigt, um zusätzliche Datenobjekte erweitert. Nun können diese Daten exportiert werden:

  • Artikel (Standard, Bundle, Berechtigung, Berechtigungsobjekt)
  • Ausrüstung (Standard, Bundle, Berechtigung, Berechtigungsobjekt, Benutzerkonto)
  • Auftragsposition (Standard, Bundle, Produktwechsel)
  • Organisationseinheiten
  • Personen (Person, Position)

Softwarevoraussetzungen

Hier bleiben wir aktuell: ab diesem Release ist das .NET Framework in der Version 4.8 erforderlich, die Version 4.7 kann nicht mehr eingesetzt werden.

Neue Trainingsangebote

Auch abseits des neuen Release tut sich was bei syscovery. Zusätzlich zu den bisherigen Angeboten haben wir jetzt drei neue Online-Trainings für das Modul Workflow Management im Angebot. In kompakten 4-Stunden-Einheiten erfahren Sie mehr zu den folgenden Themen:

  • Workflow-Grundlagen
    Grundkonzept des Workflow Management, Erstellen und Bearbeiten von Workflows, Überwachen von Workflows
  • Workflows variabel gestalten
    Einführung in den Workflow-Kontext, Verzweigungen erstellen, erste Actions und Transitions kennenlernen und verwenden
  • Prozess-Workflows
    Workflows für Genehmigung, Genehmigungsüberprüfung, Ausrüstungserzeugung, Abnahme und Statusänderung

Für alle drei Themen gemeinsam gibt es abschließend eine Zertifizierungsprüfung. Termine und weitere Details finden Sie auf unserer  Trainingsseite.

Haben Sie Fragen?

Sie haben Fragen oder möchten sich gerne persönlich von den Vorzügen des neuen the SavvySuite Release 1.10.7 im Rahmen einer Release-Vorstellung überzeugen? Dann vereinbaren Sie einfach einen Termin mit unserem Ansprechpartner, Herrn xxxx. Der Termin lässt sich dann auch perfekt mit einer Feedback & Future Session verbinden, in der Sie uns Ihre Themen für die zukünftige Weiterentwicklung der SavvySuite mit auf den Weg geben können – vielleicht wird ja gerade Ihr Vorschlag in den Wettbewerb der Kunden-Changes aufgenommen und wird umgesetzt, wenn er die Abstimmung gewinnt.

Einfach online bestellen IT-Software- & Desktop-Portal der voestalpine

 

 

Ausgangssituation

Bisher wurden Bestellungen von IT-Produkten wie Software (Windows-Versionen bzw. Arbeitsplatz-Software) und Hardware (Desktops, Notebooks, Monitore, Mäuse, etc.) an vielen voestalpine-Standorten durch unterschiedliche, meist manuelle Prozesse abgewickelt.

Zielsetzung

Ziel war es eine einfache und schnelle Bestellung von Geräten bzw. Software und auch deren Installation, Re-Installation oder Deinstallation – voll automatisiert – durch die voestalpine-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst zu ermöglichen. Bestellformulare und aufwendige manuelle Abläufe sollen durch konzernweit standardisierte Workflows im Portal ersetzt werden, wodurch es zu wesentlich vereinfachten und schnelleren Bestellabläufen im Konzern kommen soll.

Produktentscheidung

Im Rahmen eines „Proof of Concepts“ mit unterschiedlichen Anbietern fiel die Entscheidung Anfang 2017 auf die „SavvySuite“ der Firma syscovery Business Solutions GmbH. Die geplante Lösung soll ein zentrales „IT Software & Desktop Portal“ mit Produktübersicht, Genehmigungsprozessen und anschließender Prozessautomatisierung abbilden.

Realisierung

Mit Februar 2017 startete das voestalpine-Projektteam gemeinsam mit der Syscovery mit der Planung der Umsetzung. Eine besondere Herausforderung stellte die Optimierung der unterschiedlichen Prozesse der 500 Konzerngesellschaften dar. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor stellte die Fokussierung auf die Bereitstellung von standardisierter IT-Software und Hardware dar. Beginnend mit Juli 2017 konnte die Lösung in einer Friendly-User Phase erprobt werden. Dies erfolgte innerhalb der weltweiten voestalpine group-IT-Standorten (konzernaler IT-Servicedienstleister). Mit April 2018 startete der Rollout mit der Freischaltung des Portals für die größten Standorte der voestalpine. Ab diesen Zeitpunkt konnten Softwareinstallationen voll automatisiert und innerhalb 30 Minuten weltweit realisiert werden.

Das neue SavvySuite Release 1.10.6 – der Produktwechsel im Fokus

Das neue SavvySuite Release 1.10.6 ist fertig. Diesmal dreht sich fast alles um den Produktwechsel. Die bisher ausschließlich in der Classic Web-Anwendung  vorhandene Grundfunktionalität, wurde in die neue Web-Anwendung übernommen und deutlich erweitert.

Produktwechselprozess

Ein typischer Anwendungsfall für den Produktwechselprozess ist zum Beispiel, wenn eine vorhandene Ausrüstung ersetzt werden soll. Ein Notebook, dessen Leasingzeit abgelaufen ist, soll durch ein neues Gerät ersetzt werden. Das alte Gerät darf allerdings erst abgeholt und an die Leasinggesellschaft zurückgegeben werden, wenn das neue Gerät geliefert wurde und einsatzfähig ist sowie die installierte Software übernommen wurde, damit der Mitarbeiter/in weiterhin arbeitsfähig bleibt. Hier sind also drei Geschäftsprozesse koordiniert auszuführen: Neubestellung, Zubehörtransfer und Kündigung. Die Funktionalität steht für Self-Service und für Key User gleichermaßen zur Verfügung.

  • Vorgänger und Nachfolger
    Definieren Sie für jeden einzelnen Artikel, durch welche anderen Artikel er ersetzt werden kann. Diese Konfiguration kann wahlweise in der Administrationsanwendung oder in der Dezentralen Katalogadministration stattfinden.
  • Kombination der Geschäftsprozesse
    Welche drei Geschäftsprozesse an einem Produktwechsel beteiligt sein sollen, wird in einer sogenannten Produktwechselkonfiguration Es können beliebig viele Produktwechselkonfigurationen erstellt und verwendet werden, auch an einer Serviceklasse.
  • Startzeitpunkt der Prozesse
    Legen Sie fest, ob ein Prozess auf einen anderen warten soll. In unserem Beispiel: die Abholung des Notebooks wird erst beauftragt, wenn das Nachfolgegerät fertig installiert ist und übergeben werden kann.
  • Übertragung von Zubehör
    Soll das Zubehör von der bisherigen Ausrüstung an den Nachfolgeartikel übertragen werden? Dann definieren Sie auch hier Vorgänger- und Nachfolgeartikel. Zubehör zum Zubehör wird dabei übrigens auch einfach mit übertragen. Sollte es Zubehör geben, das nicht zum neuen Artikel passt, wird es automatisch gekündigt und kann optional durch ein Nachfolgezubehör ersetzt werden.

Wie funktioniert der Produktwechselprozess

Sie wählen den Produktwechsel wie jeden anderen Geschäftsprozess aus. Wie gewohnt werden Sie von einem Assistenten durch den Anforderungsprozess geführt. Zuerst wählen Sie den Nachfolgeartikel aus. Sie entscheiden, ob Zubehör übertragen werden oder nicht übertragbares Zubehör durch ein anderes ersetzt werden soll. Nach optionaler Eingabe zusätzlicher Daten (Attribute) wir noch einmal geprüft, ob alles zusammenpasst und der Auftrag gestartet werden.

Für alle Auftragspositionen eines Produktwechsels gibt es nur eine gemeinsame Genehmigung, daher können die Auftragspositionen eines Produktwechsels, bei Bedarf ganz userfreundlich nur alle zusammen storniert werden. Sowohl von einer beliebigen Genehmigungsposition als auch von einer beliebigen Auftragsposition aus kann eine Übersicht aufgerufen werden, die alle Bestandteile des Produktwechsel-Auftrags mit detaillierten Informationen enthält.

Die zwei in der Grundauslieferung enthaltenen Abnahme-Workflows wurden entsprechend erweitert, sodass sie alle Produktwechselprozesse korrekt abschließen.

       Was der Produktwechsel noch kann:

  • Bundles
    Bundles kennen wir als eine Menge von Artikeln, die quasi lebenslang miteinander fest verbunden sind. Alle Geschäftsprozesse werden gemeinsam ausgelöst. Dies gilt hier weiterhin für das Auslösen. Dann ist es aber möglich, ein Bundle mit den Bestandteilen a, b und c in ein neues Bundle mit den Bestandteilen a, b und x zu wechseln. Vorhandene Ausrüstung wird übernommen, auszutauschende Ausrüstung wird gekündigt und neu bestellt.
  • RM-Berechtigungen?
    Der Produktwechsel kann auch für RM-Berechtigungsobjekte verwendet werden. Die zugeordneten Data Owner-Rollen werden dabei unverändert übernommen. Die zugeordneten RM-Berechtigungen werden immer dann übernommen, wenn für die Berechtigung ein Produktwechsel-Übernahme-Geschäftsprozess definiert wurde.
  • Workflowkonfigurationen
    Um Zubehöre vom bisherigen Parent an eine neue Ausrüstung zu übertragen, gibt es eine neue Workflow Action namens AccessoryTransferAction. Sie kümmert sich um die automatische Übernahme von Attributwerten und sorgt auch bei Bundles für eine reibungslose Übertragung.
    Die schon bekannte CreateEquipment Action wurde erweitert, um die neuen Anforderungen bei der Übertragung von Zubehör, Bundle-Bestandteilen oder Berechtigungen abzudecken.

Grafische Darstellung der Prozesskonfiguration

Die dezentrale Katalogadministration aus dem letzten Release wurde um ein sehr hilfreiches Feature erweitert:

Auf der Artikeldetailseite, finden Sie nun eine zusätzliche Schaltfläche für die Geschäftsprozessdokumentation. Im neuen Dialogfenster wird nach Auswahl des Geschäftsprozesses die Konfiguration der Prozessschritte angezeigt. In welchem Working Step ein Workflow, Genehmigungsworkflow oder spezifische Aufgabenkonfiguration ausgeführt wird, kann durch einen Text zur Detailbeschreibung des Elements angezeigt werden. Wird ein Prozessschritt (Working Step) ausgewählt, öffnet sich darunter die übersichtliche Darstellung der Workflowkonfiguration mit den einzelnen Aktionen.

Erweiterung der WebAPI

Mit dem Release 1.10.4.0 wurden erstmalig REST-basierte Webservices zur Verfügung gestellt. Bisher konnten über die WebAPI nur Organisationsdaten und zugeordnete Attribute exportiert werden.

Mit diesem Release kommen zusätzlich dazu:

  • Personendaten
    einschließlich fester und dynamischer Attribute sowie Verknüpfungen der Person zu Organisationseinheiten
  • Ausrüstungsdaten
    einschließlich fester und dynamischer Attribute sowie Verknüpfungen der Ausrüstung zu Organisationseinheit, Standort und Leistungsempfänger

Für die Organisationsdaten wurde das Exportformat überarbeitet, sodass feste und dynamische Attribute nun in einem Abruf übertragen werden.

Was haben wir noch ergänzt?

  • Zugriffsschutz
    Es ist nun möglich, im IIS über das Feature URL Authorization eine Zugriffsberechtigung über Windows Authentication und andere Provider, z. B. Kerberos einzurichten.
  • Logging
    Zur Performanceüberwachung oder zur Fehlersuche erfolgen nun bei allen Aufrufen der Schnittstelle Einträge in eine Log-Datei. In der Konfigurationsdatei kann eingestellt werden, welcher Detailgrad geloggt werden soll.
  • Sprachunterstützung
    Beim Aufruf der Schnittstelle kann in einem Feld im Header ein Sprachcode eingegeben werden, um die Daten der REST Schnittstelle in dieser Sprache zurückzugegeben. Wird keine Sprache gesetzt, wird die Standardsprache verwendet. Werden mehrere Sprachen angegeben, wird die erste vorhandene Sprache verwendet. Wird keine der angegebenen Sprachen gefunden, wird ein HTML-Fehler zurückgegeben, der eine Liste der unterstützten Sprachen enthält.
  • Lizenzprüfung
    Die Verwendung der WebAPI ist nun nur noch möglich, wenn der SavvySuite Lizenz-Service erreichbar ist und eine gültige SavvySuite Core Modullizenz vorhanden ist.

Außerdem bietet das Release 1.10.6 noch weitere Neuerungen:

Ab sofort wird der Microsoft SQL Server 2014 nicht mehr unterstützt allerdings haben wir wie in der letzten Podcastfolge angekündigt unser Portfolio gleichzeitig um die neuste Version erweitert.

Haben Sie Fragen?

Sie haben Fragen oder möchten sich gerne persönlich von den Vorzügen des neuen the SavvySuite Release 1.10.6 im Rahmen einer Release-Vorstellung überzeugen? Dann vereinbaren Sie einfach einen Termin mit Ihrem syscovery-Ansprechpartner, Herrn Bastian Wolf. Der Termin lässt sich dann auch perfekt mit einer Feedback & Future Session verbinden, in der Sie uns Ihre Themen für die zukünftige Weiterentwicklung der SavvySuite mit auf den Weg geben können – vielleicht gewinnt ja gerade Ihr Vorschlag die Abstimmung beim nächsten Kundenforum und wird umgesetzt.